Connettore EBICS per Sage Intacct

Nella maggior parte delle aziende Sage Intacct e la banca non comunicano direttamente. Le fatture vengono approvate nell'ERP, poi il file di pagamento viene esportato, caricato sul portale di ogni banca e firmato, mentre gli estratti conto fanno il percorso inverso per essere importati e riconciliati. Ogni passaggio manuale aggiunge tempo, rischio di errore e perdita di tracciabilità.

Arkaio elimina questi passaggi. Collegato in modo nativo a Sage Intacct tramite le sue API, scambia i file di pagamento e gli estratti conto con le vostre banche via EBICS, il protocollo standard per i flussi bancari aziendali in Europa.

Perché usare EBICS per collegare Sage Intacct alle banche

EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) è il protocollo con cui le banche europee scambiano in modo sicuro file di pagamento ed estratti conto. Ogni utente dispone di chiavi proprie, gli ordini sono firmati elettronicamente e la banca verifica la firma prima dell'esecuzione.

Per il team finance significa un unico canale standardizzato con ogni banca, indipendentemente dal numero di conti, e la fine di download e caricamenti manuali sui portali bancari.

Arkaio supporta EBICS 2.5 ed EBICS 3.0. Per le differenze tra le due versioni, vedere EBICS 2.5 vs 3.0: cosa cambia per la vostra tesoreria.

Cosa automatizza la connessione EBICS

Pagamenti ai fornitori (pain.001)

In Arkaio selezionate le fatture approvate in Sage Intacct. Arkaio tiene conto di note di credito e acconti, consente pagamenti parziali, genera il file di bonifico SEPA in formato pain.001 e lo invia alla banca. In parallelo viene creato un batch di pagamento in Sage Intacct.

Addebiti diretti ai clienti (pain.008)

Gli addebiti diretti SEPA CORE e B2B vengono generati in formato pain.008 a partire dalle fatture clienti, con la gestione dei mandati integrata in Arkaio. I due formati sono spiegati in pain.001 vs pain.008.

Stato dei pagamenti (pain.002)

Dopo l'invio, Arkaio recupera gli avvisi pain.002 della banca. Un batch respinto viene segnalato subito e le fatture interessate tornano disponibili per il pagamento. Vedere pain.002: seguire lo stato di un pagamento dopo l'invio alla banca.

Estratti conto e riconciliazione (camt.052, camt.053, camt.054)

Gli estratti conto vengono recuperati automaticamente via EBICS. Il motore di riconciliazione di Arkaio abbina i movimenti alle registrazioni di Sage Intacct, crea l'estratto nella gestione di tesoreria di Intacct e sottopone a convalida i movimenti che non è riuscito ad abbinare. Vedere Riconciliazione bancaria automatizzata: da G+5 a G+0.

Il flusso, da Sage Intacct alla banca

1. Le fatture vengono registrate e approvate in Sage Intacct, come oggi.
2. In Arkaio l'utente seleziona le fatture da pagare; gli importi vengono bloccati già durante la preparazione del batch.
3. Il batch viene approvato e firmato secondo il workflow definito, poi trasmesso alla banca via EBICS.
4. Arkaio segue lo stato dell'invio (pain.002) e avvisa in caso di rifiuto.
5. Alla ricezione dell'estratto conto, il pagamento viene riconciliato e le registrazioni vengono generate in Sage Intacct.

In Sage Intacct restano visibili gli stati nativi: il team e i revisori trovano le informazioni dove sono abituati a cercarle.

Sicurezza e controllo

• Firma distribuita VEU: più firmatari possono approvare lo stesso ordine, senza doppia registrazione. Vedere Firma elettronica VEU.
• Workflow e autorizzazioni: approvazione, firma e annullamento dipendono dai ruoli configurati in Arkaio.
• Doppia validazione degli IBAN: una modifica dell'IBAN di un fornitore in Sage Intacct genera una richiesta di approvazione in Arkaio, e viceversa.
• Prevenzione dei doppi pagamenti: una fattura selezionata esce dall'elenco delle fatture da pagare, ogni batch riceve un identificativo univoco e le chiamate API sono idempotenti.
• Audit trail: ogni azione viene registrata, con lo storico completo di chi ha fatto cosa su ogni batch.
• Accesso: autenticazione tramite passkey (WebAuthn), cifratura AES-256.

Più banche, più società

Un'unica istanza Arkaio gestisce più banche e più società Sage Intacct. I gruppi centralizzano i pagamenti senza moltiplicare i portali; gli studi commercialisti gestiscono i flussi dei propri clienti da un solo strumento. Vedere Studi commercialisti: centralizzare i pagamenti di tutti i clienti.

Se una banca non offre EBICS, Arkaio può collegarsi anche tramite Open Banking PSD2 o SFTP, a seconda di quanto messo a disposizione dall'istituto. Vedere Open Banking PSD2 vs EBICS.

Implementazione: prerequisiti e tempi

• Sage Intacct: è necessario aver sottoscritto l'accesso alle API.
• Banca: serve un contratto EBICS. L'abbonato viene poi inizializzato (scambio delle chiavi e lettera di inizializzazione) e attivato dalla banca.
• Arkaio: servizio esclusivamente cloud (SaaS), senza installazioni sui vostri server.

La configurazione di Arkaio è rapida. Per EBICS prevedete qualche giorno prima di essere operativi: i tempi dipendono soprattutto dall'attivazione da parte di ciascuna banca.

Arkaio è presente nel catalogo Sage per Sage Intacct.

Domande frequenti

Bisogna cambiare banca per usare EBICS? No. La vostra banca deve offrire EBICS e dovete aver sottoscritto il relativo contratto. Arkaio si collega alle banche che già utilizzate.

Dobbiamo rinunciare ai processi di approvazione in Sage Intacct? No. L'approvazione delle fatture resta in Sage Intacct. Arkaio subentra per il pagamento, l'invio alla banca e la riconciliazione.

Arkaio legge le fatture dei fornitori (OCR)? No. Le fatture devono essere già presenti in Sage Intacct.

Altre risposte sono disponibili nelle FAQ, i prezzi nella home page.

Vedere Arkaio sui vostri flussi

Una demo permette di verificare la compatibilità delle vostre banche e di percorrere l'intero flusso su un caso simile al vostro. Richiedere una demo.