Il pagamento fornitori, tra ERP e portale bancario
In Sage Intacct l'approvazione delle fatture è ben strutturata. Il seguito lo è meno: esportazione del file di pagamento, caricamento sul portale della banca, firma e infine registrazione dei pagamenti. Ogni passaggio da uno strumento all'altro aggiunge un rischio di errore, di doppio pagamento o di modifica dell'IBAN non controllata.
Con Arkaio, il percorso in Sage Intacct si ferma all'approvazione delle fatture. Selezione, convalida, invio alla banca e monitoraggio avvengono in Arkaio, e ogni fase si riflette in Sage Intacct: un batch di pagamento viene creato già durante la preparazione e i pagamenti vengono riconciliati alla ricezione dell'estratto conto.
Preparare la campagna di pagamento
Importo obiettivo
Indicate un importo da pagare: Arkaio seleziona automaticamente le fatture entro questo limite.
Budget di campagna
Fissate un budget; un avviso compare se la selezione lo supera.
Note di credito e acconti
Note di credito e acconti esistenti vengono dedotti dall'importo dovuto, anche in modo automatico.
Pagamenti parziali
Riducete l'importo da versare; sono possibili più pagamenti parziali successivi fino al saldo della fattura.
Fatture nazionali o estere
Scegliete le fatture da pagare; Arkaio adatta l'elaborazione alle fatture selezionate.
Controlli prima del pagamento
IBAN e BIC vengono verificati; una fattura non conforme non può essere selezionata.
Dalla convalida alla banca
- Importi bloccati: dalla preparazione del batch gli importi selezionati sono registrati e non più modificabili. Una fattura modificata in seguito in Sage Intacct non incide sull'importo messo in pagamento.
- Convalida e firma: il batch segue il workflow definito in Arkaio in base ai ruoli, con la firma distribuita VEU quando la banca la richiede.
- Invio alla banca: il file pain.001 riporta un identificativo univoco per batch e viene inviato tramite EBICS, Open Banking o SFTP a seconda della banca.
- Monitoraggio: Arkaio recupera gli avvisi pain.002. In caso di errore il batch viene segnalato, le fatture tornano disponibili per il pagamento e l'utente riceve una notifica.
- Riconciliazione: alla ricezione dell'estratto conto, ogni pagamento viene riconciliato e applicato alla fattura originale in Sage Intacct, anche in caso di pagamento parziale. Vedere riconciliazione bancaria.
Tutele: una fattura selezionata esce dall'elenco delle fatture da pagare finché il suo batch non viene annullato o inviato; ogni modifica dell'IBAN di un fornitore passa da una doppia validazione tra Sage Intacct e Arkaio; ogni azione viene registrata.
Domande frequenti
Si può annullare un pagamento dopo averlo preparato?
Sì, finché non è stato depositato in banca: il batch può essere annullato o il suo invio rifiutato nel workflow di Arkaio, secondo i diritti dell'utente. Le fatture tornano allora "da pagare" in Arkaio e in Sage Intacct, senza registrazioni create.
Cosa succede se una fattura viene modificata dopo la messa in pagamento?
Viene pagato l'importo registrato al momento della preparazione del batch. Una modifica successiva in Sage Intacct non cambia l'importo bloccato.
Bisogna sostituire il workflow di approvazione di Sage Intacct?
No. L'approvazione delle fatture resta in Sage Intacct; Arkaio subentra dalla selezione per il pagamento.
Arkaio registra le fatture dei fornitori?
No. Arkaio non effettua acquisizione né OCR: le fatture devono essere già presenti in Sage Intacct.
Preparate la prossima campagna di pagamento con Arkaio
Una demo permette di percorrere preparazione, convalida e invio di un batch su un caso simile al vostro.