Ein Freigabe-Workflow legt fest, wer was in welcher Reihenfolge und innerhalb welcher Frist freigeben muss, bevor eine Zahlung an die Bank geht. Er gilt für Zahlungsläufe für Lieferanten, Lastschriftläufe (SDD), LCR-Einreichungen und freie Zahlungen.
Begriffe
| Begriff | Definition |
|---|---|
| Richtlinie | Eine vollständige Regel: Bedingungen (welche Zahlungen), Stufen (wer freigibt) und Optionen (Fristen, Benachrichtigungen). Eine Gesellschaft kann mehrere Richtlinien haben. |
| Priorität | Reihenfolge, in der die Richtlinien geprüft werden: Priorität 1 wird zuerst geprüft. |
| Stufe | Eine Freigabeebene. Die Stufen folgen in ihrer Reihenfolge aufeinander: Stufe 2 beginnt erst, wenn Stufe 1 freigegeben ist. |
| Freigeber | Person, die auf einer Stufe freigeben oder ablehnen darf. |
| Freigebergruppe | Benannte Liste von Personen, die in mehreren Richtlinien wiederverwendet werden kann (z. B. „Treasury“, „Finanzleitung“). |
| Quorum | Anzahl Freigaben, die für den Abschluss einer Stufe nötig sind. |
Einfacher Prozess oder Erweiterter Workflow
Ohne die Option Erweiterter Workflow wendet Arkaio einen einfachen Prozess an, der in den Einstellungen festgelegt wird: Ist „Freigabe für Zahlungsläufe verlangen“ aktiviert, muss jeder Lauf oberhalb des Mindestbetrags von einer berechtigten Person freigegeben werden; Administratoren und Controller sind davon ausgenommen. Mit der Option gelten die unten beschriebenen Richtlinien: Sobald eine aktive Richtlinie existiert, wird der einfache Prozess nicht mehr verwendet.
Wichtig — Im einfachen Prozess kann ein Administrator oder Controller einen Lauf ohne Freigabe senden. Für eine strikte Funktionstrennung aktivieren Sie den Erweiterten Workflow mit dem Vier-Augen-Prinzip.
Wie Arkaio die Richtlinie auswählt
- Wenn ein Benutzer einen Lauf einreicht, nimmt Arkaio die aktiven Richtlinien der Gesellschaft, sortiert nach Priorität (1, dann 2, dann 3 usw.).
- Es prüft die Bedingungen jeder Richtlinie. Die erste, die zutrifft, wird verwendet; die folgenden werden ignoriert.
- Trifft keine zu, benötigt der Lauf keine Freigabe und kann direkt gesendet werden.
- Die verwendete Richtlinie wird in die Freigabeanfrage kopiert: Spätere Änderungen an der Richtlinie wirken sich nicht auf bereits laufende Anfragen aus.
Wichtig — Geben Sie den spezifischsten Richtlinien die höchste Priorität (die kleinste Zahl). Hat eine Richtlinie „alle Zahlungen“ die Priorität 1, erfasst sie alles, und die folgenden Richtlinien kommen nie zum Einsatz.
Tipp — Damit keine Zahlung ohne Kontrolle hinausgeht, legen Sie mit der niedrigsten Priorität eine Richtlinie ohne Bedingung (alle Typen, alle Beträge) mit einer einfachen Stufe an.
Liste der Richtlinien einer Gesellschaft mit Priorität und Bedingungen
Aktualisiert am 17. Oktober 2026