Les paiements sortants concentrent souvent l'attention en matière d'automatisation, mais les encaissements recèlent eux aussi un potentiel : chaque paiement client doit être rapproché de la bonne facture. Cet article montre comment les prélèvements SEPA et les références QR simplifient le rapprochement des encaissements clients dans Sage Intacct.

Le problème : des paiements sans rapprochement évident

Un client verse un montant, souvent avec une référence incomplète, plusieurs factures regroupées en un seul paiement ou un émetteur différent. L'équipe cherche dans le relevé, compare aux écritures ouvertes et comptabilise à la main. Cela prend du temps et retarde la vision des créances réelles.

Deux voies pour un rapprochement sans ambiguïté

Les prélèvements SEPA

Avec un prélèvement SEPA (pain.008) généré depuis Arkaio, le paiement est directement lié à la facture du client. Le rapprochement s'appuie sur l'IBAN et sur les identifiants générés par Arkaio dans le fichier de paiement. Les formats sont expliqués dans pain.001 vs pain.008.

Les références QR en Suisse

En Suisse, chaque facture client porte une référence QR unique. Lorsque le paiement arrive avec cette référence, il peut être rattaché à la facture sans ambiguïté.

Du relevé à l'écriture

Les relevés bancaires (voir le rapprochement bancaire automatisé) fournissent les encaissements. Une fois le paiement rapproché d'une facture, Arkaio génère dans Sage Intacct le règlement de la facture concernée. L'encaissement est visible dans Sage Intacct sur la facture en question.

Cas d'usage

PME avec des clients récurrents : prélèvements avec rapprochement direct.
Entreprises avec une clientèle suisse : rapprochement via la référence QR.
Cabinets comptables : encaissements par client, voir centraliser les paiements.

Limites

Le rapprochement n'est aussi fiable que la référence indiquée lors du paiement : plus elle est complète, plus l'association est sûre. Un paiement sans référence exploitable demande toujours une vérification.

À retenir

Des identifiants non ambigus sont la clé du rapprochement des encaissements. Prélèvements et références QR réduisent la recherche manuelle dans le relevé et accélèrent la vision des créances.