Le paiement fournisseurs, entre l'ERP et le portail bancaire
Dans Sage Intacct, l'approbation des factures est bien outillée. La suite l'est moins : export du fichier de paiement, dépôt sur le portail de la banque, signature, puis saisie des règlements. Chaque passage d'un outil à l'autre ajoute un risque d'erreur, de doublon ou de modification d'IBAN non contrôlée.
Avec Arkaio, le parcours s'arrête dans Sage Intacct à l'approbation des factures. La sélection, la validation, l'envoi à la banque et le suivi se font dans Arkaio, et chaque étape est répercutée dans Sage Intacct : un batch de paiement y est créé dès la préparation, puis les règlements sont rapprochés à réception du relevé.
Préparer la campagne de paiement
Montant cible
Indiquez un montant à payer : Arkaio sélectionne automatiquement les factures dans cette limite.
Budget de campagne
Fixez un budget ; un avertissement s'affiche si la sélection le dépasse.
Avoirs et acomptes
Les avoirs et acomptes existants sont déduits du montant dû, avec application automatique possible.
Paiements partiels
Réduisez le montant à verser ; plusieurs paiements partiels successifs sont possibles jusqu'au solde de la facture.
Factures nationales ou étrangères
Vous choisissez les factures à payer ; Arkaio adapte le traitement selon les factures sélectionnées.
Contrôles avant paiement
IBAN et BIC sont vérifiés ; une facture non conforme ne peut pas être sélectionnée.
De la validation à la banque
- Montants figés : dès la préparation du batch, les montants retenus sont enregistrés et ne sont plus modifiables. Une facture modifiée ensuite dans Sage Intacct n'affecte pas le montant mis en paiement.
- Validation et signature : le batch suit le workflow défini dans Arkaio selon les rôles, avec la signature distribuée VEU lorsque la banque l'exige.
- Envoi à la banque : le fichier pain.001 porte un identifiant unique par batch et part via EBICS, Open Banking ou SFTP selon votre banque.
- Suivi : Arkaio récupère les avis pain.002. En cas d'échec, le batch passe en erreur, les factures redeviennent disponibles au paiement et l'utilisateur est notifié.
- Rapprochement : à réception du relevé, chaque paiement est rapproché et appliqué à la facture d'origine dans Sage Intacct, y compris pour un paiement partiel. Voir rapprochement bancaire.
Garde-fous : une facture sélectionnée sort de la liste des factures à payer tant que son batch n'est pas annulé ou envoyé ; toute modification d'IBAN fournisseur passe par une double validation entre Sage Intacct et Arkaio ; chaque action est journalisée.
Questions fréquentes
Peut-on annuler un paiement après l'avoir préparé ?
Oui, tant que le paiement n'a pas été déposé en banque : le batch peut être annulé ou son envoi refusé dans le workflow d'Arkaio, selon les droits de l'utilisateur. Les factures redeviennent alors « à payer » dans Arkaio et dans Sage Intacct, sans écriture créée.
Que se passe-t-il si une facture est modifiée après sa mise en paiement ?
Le montant retenu au moment de la préparation du batch reste celui qui est payé. La modification ultérieure dans Sage Intacct ne change pas le montant verrouillé.
Faut-il remplacer le workflow d'approbation de Sage Intacct ?
Non. L'approbation des factures reste dans Sage Intacct ; Arkaio prend le relais à partir de la sélection pour paiement.
Arkaio saisit-il les factures fournisseurs ?
Non. Arkaio ne fait ni capture ni OCR : les factures doivent déjà exister dans Sage Intacct.
Préparez votre prochaine campagne de paiement avec Arkaio
Une démonstration permet de parcourir la préparation, la validation et l'envoi d'un batch sur un cas proche du vôtre.